Getting Things Done, o más conocido por sus siglas GTD, es uno de los sistemas de productividad más conocidos y populares hoy en día. Es considerado por muchas personas como el método de productividad personal más efectivo ideado hasta la fecha. Hay quienes piensan que GTD es un sistema inflexible y complejo, difícil de entender y de aplicar. Para otros es un sistema revolucionario que les ha permitido recuperar la sensación de tener su vida bajo control. Se trata de un sistema muy efectivo para despejar tu mente de todas las tareas, quehaceres e inputs y que te puedas centrar en las cosas que realmente importan, lo que te permite realizar un mejor trabajo y lograr hacer más cosas.
El concepto central de GTD de capturar todo en un sistema de confianza, tiene el potencial de cambiar literalmente tu vida.
Implementar GTD puede devolverte la paz y la tranquilidad, ya que todo queda archivado ordenadamente dentro de tu sistema de confianza, en lugar de tener todo desordenado y en un completo estado de caos, por tener que estar atendiendo emergencias o “apagando fuegos” según llegan. Cuando no tenemos el control de las tareas que tenemos que realizar, cualquiera que venga con una urgencia se convierte en tu URGENCIA y no te permite avanzar en las cosas que realmente tienes que hacer.
David Allen lo que nos propone es un sistema basado en hábitos productivos. Pero además nos invita a un cambio de actitud, a tomar el control sobre nuestra vida de forma proactiva, en lugar de limitarnos a reaccionar ante los acontecimientos. Como él mismo dice, si adoptas parte de los hábitos de GTD ®, tu vida mejorará pero, si los adoptas todos de forma integrada, tu vida cambiará.
El sistema GTD está construido alrededor del concepto de que tenemos una gran cantidad y variedad de “inputs”. Estos inputs entran en nuestra consciencia y debemos decidir qué hacer con ellos. Puede ser una llamada que tienes que hacer, una reunión a la que hay que acudir, algo que se te ha ocurrido que tienes que comprar de camino a casa, un correo que no se te debe olvidar responder, y un largo etcétera. El problema es que la mayoría de la gente no hace nada con estos pensamientos cuando surgen y simplemente los posponen, acumulando sin darte cuenta cosas en la cabeza, que contribuyen a nuestro estrés, en general.
Debemos poner cada cosa en el lugar donde corresponde, y ese lugar no es nuestra cabeza. Como David Allen dice, nuestra cabeza está para generar ideas, no para almacenarlas.
El acumular tareas confiando en recordarlo más tarde, contribuye a un estado de estrés general, intentando recordar todo y continuamente preocupándote de que no se te olvide nada.
David Allen llama este estado natural de la mente “estado de la mente como agua. Este estado se refiere al estado natural de estar preparado para cualquier cosa y responder apropiadamente.
En realidad GTD es una forma de pensar que ayuda a tener un mayor control y enfoque en tu vida, no importa a lo que te dediques. En realidad GTD, no se trata de hacer cosas o conseguir hacer muchas cosas. Se trata de aprender a estar más en el presente, ser consciente
Para conseguir esto GTD tiene un proceso de 5 pasos básicos que hay que seguir. Estos 5 pasos son:
- Capturar
- Aclarar
- Organizar
- Reflexionar
- Ejecutar
Capturar, es decir, recolectar, recopilar en tu sistema todo lo que se te pase por la cabeza.
¿Has tenido alguna vez una gran idea que en ese momento estabas demasiado ocupado para escribirla o para dejarla por escrito y después la has olvidado completamente? Esto es, como dije antes, porque tu cerebro es excelente para crear ideas, pero muy malo memorizando. El principio central de GTD es capturarlo todo y ponerlo dentro de tu sistema de confianza y que puedas tomar decisiones sobre ello en el momento y lugar adecuado. En este paso debemos agrupar todo lo que pase por nuestro radar en una bandeja de entrada específica. Esta puede ser un cuaderno que uses o una app.
En este paso es importante identificar desde donde nos llegan los inputs que tenemos para poder capturarlos adecuadamente. Bandejas de entrada de correos electrónicos, mensajes de WhatsApp, papeles físicos que te llegan, etc.
Aclarar o procesar. Aclarar se trata de un simple proceso mental de tomar decisiones acerca de las cosas que has capturado en tus bandejas de entrada en el paso anterior. Solo cuando has recopilado todo, es cuando puedes procesar todo lo recogido y tomar decisiones sobre qué hacer con todos esos inputs.
Aclarar o procesar tus bandejas de entrada significa dos cosas en GTD: la primera es vaciarlas, y en segundo lugar también significa pensar y decidir
Cuando se procesa o aclara un elemento de una bandeja de entrada, existen seis posibles opciones sobre qué hacer con él.
Eliminar, archivar, incubar, delegar, hacer y aplazar.
Organizar. En realidad no se realiza de forma aislada e independiente del paso de aclarar.
Aquí entra en juego tu aplicación con la que te organices, o simplemente libreta y bolígrafo.
También aquí entran los contextos. Un contexto es básicamente una herramienta, cosa, lugar o persona que necesitas para realizar algo.
Reflexionar o evaluar. Es uno de los hábitos más importantes en GTD y que nos cuesta a todos mucho implementar, y no es otra cosa que la revisión. Es fundamental para mantener tu sistema fiable y a flote.
Sin la revisión, los tres pasos anteriores no sirven apenas para nada.Párrafo
Hacer. Es la máxima expresión de la productividad personal. Pero hacer, responde a todas las decisiones que has tomado anteriormente, para realizar lo más importante en cada momento dependiendo de los contextos que ya has preparado en tu sistema.
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