BP16 – Organizar, tercer paso en GTD

Organizar viene en la metodología GTD como un paso diferenciado pero en realidad se hace a la vez que aclarar. Digamos que aclarar es el proceso mental de transformar lo que tienes en la bandeja de entrada y organizar es depositar cada cosa ya transformada en uno de los contenedores que tienes estructurados para ello.

Organizar implica poner las cosas en lugares a los que puedas acceder fácilmente más tarde, de una manera intuitiva, con muy poco esfuerzo mental o físico.

La decisión sobre en qué contenedor van esos elementos, debe ser una decisión objetiva, atendiendo al diagrama de flujo con las preguntas que nos ayudan a tomar esta decisión.

Cosas que no requieren acción:

Si decidimos que un elemento no requiere acción podemos hacer una de estas tres cosas con él:

• Eliminar – Contenedor: papelera
• Archivar – Contenedor: archivo
• Incubar – Contenedor: listas «algún día/tal vez

Cosas sí que requiere acción:

• Si requiere un paso para completarla: próxima acción
• Si requiere más de un paso para completarla: proyecto

Proyectos

El contenedor adecuado para los proyectos es lo que en GTD se llama una lista de proyectos.

Una vez hemos identificado los proyectos nos deberemos preguntar si se puede delegar. Si la respuesta es sí, irá a la lista “a la espera”, donde irán todas las acciones delegadas.

Si no podemos delegar y debemos hacerlo nosotros:

• Hazlo al momento, si requiere menos de dos minutos en completarlo (regla de los dos minutos)
• Aplázalo (próximas acciones).
  • Si hay que completarlo en o antes de una fecha objetiva va al calendario,
  • Si es algo que se puede realizar a partir de una fecha: archivo de seguimiento

Próximas acciones

Lo demás que no entra ni en tu lista de proyectos, ni en el calendario, ni en el archivo de seguimiento ni en la lista de “a la espera” irán a las “próximas acciones” estas próximas acciones las deberemos agrupar en distintas listas. Para eso tenemos que acudir a criterios objetivos. Y estos criterios objetivos que vamos a seguir para organizar nuestras próximas acciones son lo que en GTD se llaman contextos. En realidad se trata de lo que nos condiciona a la hora de hacer algo, de completar las próximas acciones.

Los criterios que usaremos son herramientas, lugar o circunstancia y personas que necesito para poder completar mis próximas acciones.

Los contextos que te sugiere David Allen para comenzar son los siguientes:

• Agendas
• En cualquier lugar
• Llamadas:
• Ordenador
• Recados
• Casa
• Oficina